Parhaat käytännöt mukautetun palvelijan luomiseen ja optimointiin

Hyvin suunniteltu mukautettu palvelija kuluttaa vähemmän pisteitä ja tuottaa parempia tuloksia. Näin saat kaiken irti jokaisesta suorituksesta:

• Käytä mukautettuja palvelijoita toistuvaan työhön. Käytä kertaluonteisiin pyyntöihin Notion-palvelijaa – se sisältyy sopimukseesi. Mukautetut palvelijat käyttävät Notion-pisteitä, koska ne toimivat itsenäisesti taustalla, olitpa verkossa tai et.

• Valitse tietyt Käynnistimet. Käynnistä tiettyjen @-mainitse-merkintöjen tai ominaisuusmuutosten perusteella, älä jokaisen viestin tai tietokantapäivityksen kohdalla. Vähemmän vääriä hälytyksiä, vähemmän hukkaan heitettyjä suorituksia.

• Pidä konteksti tiiviinä. Ohjaa palvelija tiettyihin sivuihin tai tietokantoihin, joita se tarvitsee. Näin se lukee vain sen, mitä on pakko, ja jokainen suoritus pysyy kohdistettuna.

• Määritä "valmis" etukäteen. Kerro palvelijalle tarkalleen, miltä valmis suoritus näyttää. Mitä selkeämmät ohjeet, sitä nopeammin se pääsee tulokseen.

• Eräajo itsenäisille tehtäville. Pyydä esimerkiksi palvelijaa lukemaan useita lähteitä kerralla sen sijaan, että se lukisi niitä yksi kerrallaan.

  • ✅ ”Lue Projects-tietokanta ja #tuki-Slack-kanava, ja kirjoita sitten viikkoraportti.”

  • 🚫 ”Lue Projects-tietokanta ja kirjoita sitten viikkoraportti. Lue sen jälkeen #tuki-Slack-kanava ja lisää viikkoraporttiin.”

• Aloita olemassa olevasta palvelijasta, kun työnkulku on samankaltainen. Jos tarvitsemasi työnkulku on jo olemassa mukautettuna palvelijana, kopioi se sen sijaan, että rakentaisit sen alusta. Avaa palvelija, valitse ••• ja valitse Kopioi.

  • Kopio on oletuksena yksityinen.

  • Kopioinnin jälkeen todenna työkalut, kuten Slack, uudelleen, tarkista, että Käynnistimet siirtyivät odotetusti, ja ota mahdolliset Workers uudelleen käyttöön – niitä ei sisällytetä kopioon. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun haluat luoda nopeasti tiimikohtaisia versioita toimivasta palvelijasta. Lue lisää mukautetun palvelijan kopioinnista tästä artikkelista.

Mukautetut palvelijat ovat luotettavimpia, kun niillä on selkeä tehtävä, oikeat lähteet ja tarkka määritelmä siitä, milloin ne ovat valmiit. Tämä parhaiden käytäntöjen artikkeli käsittelee, miten kirjoitat parempia ohjeita, valitset oikeat käynnistimet ja parannat tuloksia ajan myötä.

Jos et ole varma, mistä aloittaa, aloita työstä, jota tiimisi toistaa usein. Mukautetut palvelijat ovat tehokkaimpia, kun työnkulku on ennakoitavissa ja helposti tarkistettavissa.

Etsi työnkulkuja, jotka ovat:

• Toistettavia, kuten raporttien kokoaminen, saapuvien pyyntöjen lajittelu tai yleisiin Slack-kysymyksiin vastaaminen

• Toistuvia, eli ne tapahtuvat päivittäin tai viikoittain

• Helppo arvioida, joten näet nopeasti, onko tulos oikein

Kun olet valinnut työnkulun, rakenna ensin palvelijastasi yksinkertaisin versio. Varmista, että se toimii luotettavasti ennen monimutkaisuuden lisäämistä.

Kun prosessi tuntuu vakaalta ja ennakoitavalta, voit lisätä käynnistimiä tai aikatauluja sen täydelliseksi automatisoimiseksi.

Kun annat mukautetulle palvelijallesi selkeät ohjeet, se tuottaa johdonmukaisempia ja luotettavampia tuloksia. Keskity siihen, miltä onnistuminen näyttää, ja tarjoa sille tarvitsemaansa kontekstia.

Aloita haluamastasi lopputuloksesta

• Kuvaile, miltä lopullisen tuloksen tulisi näyttää, sen sijaan että luettelisit jokaisen vaiheen.

• Anna palvelijan päättää, miten se pääsee sinne.

• Esimerkki: ”Luo viikoittainen tilannepäivitys, joka tiivistää suoritetut tehtävät, esteet ja seuraavat askeleet.”

Jaa todellinen esimerkki

• Liitä aiempi tilannepäivitys, muotoiltu raportti tai lajiteltu pyyntö

• Käytä konkreettisia esimerkkejä abstraktien kuvausten sijaan

Ole selkeä muodosta ja kohteesta

• Määritä, minne tuloksen tulisi mennä (Slack, tietokanta tai olemassa oleva sivu)

• Mainitse, mitkä ominaisuudet tai osiot tulee täyttää

• Esimerkki: ”Julkaise yhteenveto kanavalla #team-updates ja lisää se Weekly Reports -tietokantaan.”

Aseta yksinkertaiset rajat

• Selvennä, mitä palvelijan tulee tehdä ja mitä sen tulee välttää

• Esimerkki: ”Päivitä olemassa oleva viikkoraporttisivu, älä uutta,” tai ”Vastaa vain kanavalla #support.”

Mainitse poikkeustapaukset

• Selitä, mitä pitäisi tapahtua, jos tietoja ei ole tai raportoitavaa ei ole.

• Esimerkki: ”Jos tällä viikolla ei ole Ilmoituksia, julkaise ’Ei Ilmoituksia’ ohittamisen sijaan.”

Pidä ohjeet lyhyinä ja keskitettyinä

• Lyhyemmät ohjeet tuottavat johdonmukaisempia tuloksia.

• Jos asetuksistasi tulee pitkiä, jaa työnkulku useisiin palvelijoihin.

Kun määrität mukautettua palvelijaasi, päätä, suoritetaanko työ aikataulun mukaan, vastauksena johonkin toimintaan vai molempien yhdistelmänä.

Käytä aikatauluja ennakoitavaan työhön

• Valitse aikataulu, kun tehtävän on suorituttava tietyllä rytmillä toiminnasta riippumatta.

• Ihanteellinen toistuvalle työlle, kuten viikkoraporteille, päivittäisille katsauksille tai kuukausiyhteenvedoille.

Käytä käynnistimiä reaktiiviseen työhön

• Valitse käynnistin, kun tehtävän on suorituttava vastauksena johonkin tapahtumaan.

• Esimerkkejä ovat Slackiin kirjattu virhe, tietokantaan lisätty uusi sivu tai tietyn lähettäjän sähköposti.

Yhdistä aikataulut ja käynnistimet tarvittaessa

• Joissakin työnkuluissa on kaksi mallia.

• Esimerkiksi yksi käynnistinpohjainen palvelija voi lajitella virheitä niiden saapuessa, kun taas erillinen aikataulutettu palvelija koostaa viikoittaisen yhteenvedon näistä lajitelluista virheistä.

Aloita harvemmalla tiheydellä ja rajoitetulla laajuudella

• Aloita viikoittaisella aikataululla päivittäisen sijaan.

• Aloita yhdellä kanavalla viiden sijaan.

• Laajenna, kun olet varmistanut, että tulos on johdonmukainen ja luotettava.

Ennen kuin aktivoit työnkulkusi kokonaan, käytä aikaa asetusten testaamiseen ja säätämiseen.

Testaa ennen käynnistimien tai aikataulujen aktivointia

• Napsauta Suorita suorittaaksesi palvelijan manuaalisesti

• Tarkista tulos varmistaaksesi, että se toimii odotetulla tavalla

• Kytke käynnistimet tai aikataulut päälle vasta, kun tulokset näyttävät oikeilta

Testaa pienellä ryhmällä

• Jaa agentti muutaman Tiimin jäsenen kanssa palautteen keräämiseksi

• Käytä varhaista palautetta ongelmien havaitsemiseen ennen laajempaa käyttöönottoa

Varaudu iterointiin

• Useimmat agentit vaativat useita testiajoja, jotta ne toimivat oikein

• Tarkenna ohjeita sen perusteella, mitä tulos todellisuudessa näyttää, ei sen perusteella, mitä tarkoitit ohjeiden sanovan

Tarkista ensin toimintaloki

• Napsauta kellokuvaketta nähdäksesi, mikä käynnisti suorituksen

• Tarkista, mitä agentti teki ja missä se mahdollisesti epäonnistui

• Käytä lokia ongelmien diagnosointiin ja varmista, että agentti toimii odotetulla tavalla ennen käyttöoikeuksien laajentamista

Tunne yleiset korjaukset

• "Virheellinen tulos" tarkoittaa yleensä, että ohjeet tarvitsevat lisää täsmällisyyttä

• "Puuttuva tieto" tarkoittaa usein, että agentti tarvitsee pääsyn lisäsivuille tai tietokantoihin

  Työkalut ja käyttöoikeudet

• "Epäonnistuneet suoritukset" viittaavat tyypillisesti käyttöoikeuspuutteeseen tai epäselviin ohjeisiin

Hyvin suunniteltu agentti toimii nopeammin ja välttää tarpeetonta työtä. Kolme tekijää vaikuttavat tehokkuuteen:

• Kuinka usein agentti suoritetaan,

• Kuinka paljon sisältöä se lukee, ja

• Kuinka monta vaihetta tehtävän suorittaminen vaatii

Helpoin tapa parantaa suorituskykyä on rajoittaa tarpeettomia suorituksia. Suunnittele käynnistimet siten, että agentti suoritetaan vain silloin, kun sen on todennäköisesti ryhdyttävä toimenpiteisiin.

Aloita pienestä ja laajenna

• Aloita viikoittaisilla suorituksilla päivittäisten sijaan

• Käytä yhtä kanavaa tai työnkulkua ennen kuin laajennat useampaan

• Lisää tiheyttä, kun tulokset ovat luotettavia

Käytä korkean signaalin käynnistimiä, jotta agenttisi suoritetaan vain tarvittaessa

• Slackille: Käynnistä @-mainituksilla tai tietyllä emojireaktiolla kaikkien viestien sijaan

• Notionille: Käynnistä tiettyjen ominaisuuksien muutoksilla jokaisen tietokantapäivityksen sijaan

• Notion Mailille: Käynnistä suodatetulla sähköpostijoukolla jokaisen viestin sijaan

Odotettavissa on joitakin ”Ei toimenpiteitä tarvita” -tuloksia

• Näitä tapahtuu, kun agentti toteaa, ettei mitään ole tehtävissä

• Tämä on normaalia ja tehokasta – agentti tarkistaa vain käynnistimen ja ohjeet ennen poistumista

Mitä enemmän sisältöä agentti lukee, sitä enemmän työtä kukin suoritus vaatii. Pidä laajuus rajattuna.

• Kohdista agentti mahdollisimman suppealle alueelle. Ihannetapauksessa yhdelle sivulle tai muutamalle sivulle, jotka linkittävät alasivuille, joita agentti voi ladata vain tarvittaessa.

• Vältä pyytämästä agenttia etsimään laajasti, jos tiedät jo, mitä tietokantaa tai sivua sen tulisi käyttää totuuden lähteenä.

Jokainen lisävaihe suorituksessa lisää työtä, erityisesti kun mukautetut palvelijat suorittavat useita hakuja.

• Ole täsmällinen valmiin määritelmän suhteen, jotta agentti saa työnsä valmiiksi vähemmillä vaiheilla.

• On tehokkaampaa, jos agentti kutsuu useita työkaluja samanaikaisesti. Kannusta rinnakkaiseen työkalujen käyttöön ohjeissasi aina kun mahdollista.

  • Voi suorittaa samanaikaisesti: ”Lue Projects-tietokanta, Engineering Slack -kanava ja uusin sprintin muistiinpanosivu samanaikaisesti.” Nämä kolme lähdettä ovat toisistaan riippumattomia, joten agentti lukee ne kaikki samanaikaisesti sen sijaan, että lukisi ne yksi kerrallaan.

  • On suoritettava järjestyksessä: ”Luo yhteenvetosivu Reports-tietokantaan ja julkaise sitten linkki #team-updates-kanavalle Slackissa.” Agentti tarvitsee sivun URL-osoitteen ennen kuin se voi julkaista linkin, joten nämä vaiheet tapahtuvat peräkkäin.

Jos agentti esittää toistuvasti jatkokysymyksiä, yrittää samaa toimintoa uudelleen, tarkistaa samoja sivuja tai tekee virheitä ennakoitavilla tavoilla, ohjeita tai asetuksia on parannettava.

• Jos suoritukset epäonnistuvat usein käyttöoikeussyistä (ei pääsyä vastata Slackissa tai epäluotettava URL-osoite), säädä agentin käyttöoikeuksia kohdassa Työkalut ja käyttöoikeudet tai ohjeista agenttia välttämään kyseisiä toimintoja.