Yhdistä kalenteri mukautettuihin palvelijoihin

Mukautetut palvelijat voivat muodostaa yhteyden kalenteriin aikataulutuksen työnkulkujen automatisoimiseksi. Kun yhteys on muodostettu, palvelijat voivat optimoida aikataulusi, valmistella ja hoitaa kokouslogistiikkaa sekä ratkaista aikatauluristiriitoja automaattisten käynnistimien avulla tai keskustelemalla suoraan palvelijan kanssa.

Mukautettujen palvelijoiden kalenteriyhteys on käytettävissä Business- ja Enterprise-sopimuksissa. Tämä yhteys toimii Notion Calendar-, Google Calendar-, Apple Calendar- ja Microsoft Outlook / M365 -tilien kanssa.

Jotkin Outlook-kohtaiset ominaisuudet (kuten Teams-neuvottelut, jaetut ja delegoidut kalenterit sekä huoneiden/resurssien varaus) saattavat vaatia erillisen määritysvaiheen. Lue lisää siitä, mitä mukautettu palvelijasi voi tehdä Outlookin kanssa →

1. Keskustele palvelijasi kanssa. Anna sille täsmälliset ohjeet kalenteritapahtumien käsittelyyn.

   • Tämä voidaan tehdä myös manuaalisesti mukautetun palvelijan asetuksissa. Siirry kohtaan Työkalut ja käyttöoikeudet, valitse sitten + Lisää yhteys → Kalenteri → Yhdistä.

2. Siirry kohtaan Asetukset → Työkalut ja käyttöoikeudet.

3. Valitse kalenteri(t), joihin haluat palvelijallesi käyttöoikeuden.

4. Myönnä palvelijasi tarvitsemat käyttöoikeudet kullekin yhdistetylle kalenterille: Luku tai Luku ja kirjoitus.

5. Valitse, pitääkö palvelijan vaatia vahvistus ennen toiminnon suorittamista.

6. Testaa yhteys. Jos palvelijan toiminta ei vastaa odotuksiasi, keskustele palvelijasi kanssa ohjeiden selventämiseksi.

Vinkki: Ole ohjeissasi täsmällinen. Esimerkiksi: "Tiivistä joka aamu klo 8 päivän kokoukset ja lähetä minulle yhteenveto" tai "Kun uusi ulkoinen kokous lisätään, luo valmistelusivu kokoustietokantaani."

Lisää kalenteripohjainen käynnistin mukautetun palvelijan Asetuksiin.

1. Napsauta kohdassa Käynnistimet kohtaa + Lisää yhteys → Kalenteri → Yhdistä.

2. Valitse kalenterin alta jokin seuraavista käynnistimistä:

   • Tapahtuma luotu: Suoritetaan, kun kalenteriisi lisätään uusia tapahtumia.

   • Tapahtuma päivitetty: Suoritetaan, kun tapahtuman tiedot muuttuvat (aika, osallistujat jne.).

   • Tapahtuma peruttu: Suoritetaan, kun tapahtumia poistetaan kalenteristasi.

3. Valitse kalenteri(t), joissa haluat käynnistimen toimivan.

4. Lisää suodatin, jolla voit rajata, mitkä tapahtumat laukaisevat kalenterikäynnistimen. Jokainen käynnistin voidaan suodattaa toimimaan vain, kun tapahtuma täyttää määritetyn otsikon, kuvauksen, sijainnin, omistajan tai koko päivän tilan kriteerit.

Kun yhdistät kalenterin, voit valita, mitä käyttöoikeuksia palvelijasi saa.

• Luku: Sallii mukautetun palvelijan tarkastella tietoja tekemättä muutoksia kalenteriin.

• Luku ja kirjoitus: Sallii mukautetun palvelijan tarkastella ja muuttaa kalenterin tapahtumia.

• Vaadi vahvistus: Edellyttää, että käyttäjä hyväksyy tai peruuttaa toiminnon ennen sen suorittamista. Kun tämä on pois päältä, palvelija voi muokata tapahtumia ja lähettää kutsua ilman hyväksyntää.

• Aseta oletukseksi: Muuta sitä, mitä yhdistettyä kalenteria palvelijasi käyttää oletuksena.

  • Jos sinulla on useita kalentereita samalla kalenteritilillä, tämä asettaa oletuskalenterin, jota palvelija käyttää, ellet määritä toista kalenteria.

  • Jos yhdistät useita kalenteritilejä, voit valita erillisen oletuskalenterin kullekin käyttäjätilille.

Kun jaat mukautetun palvelijan, jolla on kalenteriyhteys, se näyttää sen, mitä yhteyden määrittäneellä käyttäjällä on lupa nähdä kalenterissa.

Jos esimerkiksi yhdistetyllä käyttäjällä on yksityinen tapahtuma, jonka tiedot ovat nähtävissä vain hänelle, kuka tahansa käyttäjä, jolla on Voi tarkastella ja käyttää tai parempi käyttöoikeus, voi nähdä kyseisen tapahtuman.

Kun jaat mukautetun palvelijan, jolla on kalenteriyhteys, mikä tahansa käyttäjä, jolla on Voi tarkastella ja käyttää tai parempi oikeus, voi käyttää yhdistettyä kalenteria täydellisesti.

Saat parhaat tulokset antamalla mukautetulle palvelijallesi tarkat ohjeet.

Saat päivittäisen yhteenvedon kokouksistasi ja prioriteeteistasi, jotta pääset päivän alkuun valmiina.

Sano mukautetulle palvelijallesi: ”Käy joka arkiaamu klo 8 läpi päivän kalenterini. Tee yhteenveto kokouksistani ja sisällytä siihen tärkeät tiedot, kuten osallistujat, ajat ja mahdolliset valmistelutyöt. Lähetä minulle ilmoitus yhteenvedosta.”

Luo automaattisesti esityslistat tai muistiinpanot ennen tärkeitä kokouksia.

Sano mukautetulle palvelijallesi: ”Kun kalenteriini lisätään uusi ulkoinen kokous, luo sivu kokoustietokantaan. Sisällytä siihen kokouksen otsikko, osallistujat, aika sekä osio valmistelumuistiinpanoja ja toimenpiteitä varten.”

Pidä kalenterisi järjestyksessä hoitamalla rutiininomaiset aikataulutustehtävät automaattisesti.

Sano mukautetuille palvelijoillesi: ”Kun joku pyytää kokousta Slackin kautta, tarkista kalenteristani vapaat ajat, etsi sopiva aika, luo tapahtuma ja lähetä kutsut kaikille osallistujille.”

Vältä aikataulujen kaaosta löytämällä optimaaliset kokousajat useille osallistujille.

Sano mukautetuille palvelijoillesi:”Kun pyydän sinua ajoittamaan kokouksen tiimin jäsenten kanssa, käytä 'Etsi aika osallistujien kanssa' -toimintoa tarkistaaksesi kaikkien saatavuuden. Ehdota kolmea parasta vaihtoehtoa ja luo tapahtuma, kun olen vahvistanut ne.”

Jos tiimisi käyttää Microsoft 365:tä, palvelijasi voi tehdä muutamia lisäasioita, jotka onnistuvat luonnostaan Outlookilla:

• Lisää Teams-linkki: Kun palvelijasi luo kokouksen, se voi automaattisesti sisällyttää siihen Microsoft Teams -videopuhelulinkin.

• Katso kanssasi jaettuja kalentereita: Jos kollega on jakanut kalenterinsa kanssasi, palvelijasi voi nähdä sen ja ottaa sen huomioon ajoituksessa.

• Työskentele toistuvien kokousten kanssa: Palvelijasi voi lukea ja käsitellä toistuvia tapahtumia, kuten viikoittaisia standup-kokouksia tai kuukausittaisia katsauksia.

• Varaa huone: Kun palvelijasi luo kokouksen, se voi sisällyttää siihen neuvotteluhuoneen tai muun jaetun resurssin.

Huomio: Jotkin näistä ominaisuuksista julkaistaan asteittain, joten ne eivät ehkä ole heti käytettävissä.

Jos mukautetut palvelijat kohtaavat virheitä, anna suoritukselle ”peukalo alas” ja keskustele palvelijoiden kanssa ongelman diagnosoimiseksi. Kokeile sitten näitä vaiheita:

Jos et löydä Kalenteria kohdasta Työkalut ja käyttöoikeudet, Kalenteri katkaisee yhteyden muutaman päivän kuluttua tai palvelija ei näe tapahtumia:

• Vahvista, että Kalenteri on yhdistetty.

• Katkaise yhteys, tyhjennä evästeet ja muodosta yhteys uudelleen oikealla tilillä.

Jos palvelijasi ei käynnisty, kun kalenteritapahtumaa muutetaan, se käynnistyy useita kertoja tai tapahtuman tietoja ei lueta oikein:

• Tarkista Toiminta-välilehti nähdäksesi, käynnistyykö käynnistin.

• Varmista, että Kalenteri-yhteys on aktiivinen kohdassa Työkalut ja käyttöoikeudet.

• Testaa yksinkertaisella tapahtumalla ongelman eristämiseksi.

• Varmista, että käynnistin on asetettu oikeaan kalenteriin (jos sinulla on useita).