Best practices voor het maken en optimaliseren van een Aangepaste agent

Een goed ontworpen aangepaste agent verbruikt minder Notion-credits en levert betere resultaten op. Zo haal je het meeste uit elke uitvoering:

• Gebruik aangepaste agenten voor terugkerend werk. Gebruik voor eenmalige vragen liever de Notion-agent; deze is inbegrepen in je abonnement. Aangepaste agenten draaien op Notion-credits omdat ze autonoom op de achtergrond werken, of je nu online bent of niet.

• Kies specifieke triggers. Activeer op specifieke @-vermeldingen of eigenschapswijzigingen, niet op elk bericht of elke database-update. Minder valse starts, minder verspilde uitvoeringen.

• Houd de context beperkt. Wijs je agent naar de specifieke pagina's of databases die nodig zijn. Zo leest de agent alleen wat nodig is en blijft elke uitvoering gefocust.

• Definieer "Gereed" vooraf. Vertel je agent precies hoe een volledige uitvoering eruitziet. Hoe duidelijker de instructies, hoe sneller het resultaat wordt behaald.

• Groepeer onafhankelijke taken. Vraag je agent bijvoorbeeld om meerdere bronnen tegelijk te lezen in plaats van één voor één.

  • ✅ "Lees de Projects-database en het #support Slack-kanaal en schrijf vervolgens de wekelijkse update."

  • 🚫 "Lees de Projects-database en schrijf vervolgens de wekelijkse update. Lees daarna het #support Slack-kanaal en voeg toe aan de wekelijkse update."

• Begin met een bestaande agent als de workflow vergelijkbaar is. Als een workflow die je nodig hebt al bestaat als Aangepaste agent, dupliceer hem dan in plaats van vanaf nul te beginnen. Open de agent, selecteer ••• en kies Dupliceren.

  • De kopie is standaard privé.

  • Na het dupliceren, authenticeer je tools zoals Slack opnieuw, controleer of triggers zijn overgenomen zoals verwacht en implementeer eventuele Workers opnieuw — deze zijn niet inbegrepen in het duplicaat. Dit is vooral handig om snel teamvarianten van een werkende agent op te zetten. Lees meer over het dupliceren van een aangepaste agent in dit artikel.

Aangepaste agenten zijn het meest betrouwbaar wanneer ze een duidelijke taak, de juiste bronnen en een strakke definitie van "Gereed" hebben. Dit artikel met best practices behandelt hoe je betere instructies schrijft, de juiste triggers kiest en resultaten in de loop van de tijd verbetert.

Als je niet zeker weet waar je moet beginnen, start dan met werk dat je team vaak herhaalt. Aangepaste agenten zijn het meest effectief wanneer de workflow voorspelbaar en gemakkelijk te reviewen is.

Zoek naar workflows die:

• Herhaalbaar zijn, zoals het samenstellen van rapporten, het triëren van inkomende verzoeken of het beantwoorden van veelgestelde Slack-vragen

• Frequent zijn, wat betekent dat ze dagelijks of wekelijks voorkomen

• Eenvoudig te evalueren, zodat je snel kunt zien of het resultaat correct is

Zodra je een workflow hebt gekozen, bouw je eerst de eenvoudigste versie van je agent. Zorg dat deze betrouwbaar werkt voordat je complexiteit toevoegt.

Wanneer het proces stabiel en voorspelbaar aanvoelt, kun je triggers of schema's toevoegen om het volledig te automatiseren.

Wanneer je je Aangepaste agent duidelijke instructies geeft, produceert deze consistentere en betrouwbaardere resultaten. Focus op hoe succes eruitziet en bied de context die nodig is om dit te bereiken.

Begin met het gewenste resultaat

• Beschrijf hoe het uiteindelijke resultaat eruit moet zien, in plaats van elke stap op te sommen.

• Laat de agent bepalen hoe het doel bereikt kan worden.

• Voorbeeld: “Maak een wekelijkse statusupdate met een samenvatting van voltooide taken, blokkades en volgende stappen.”

Deel een concreet voorbeeld

• Plak een eerdere statusupdate, opgemaakt rapport of getriageerd verzoek

• Gebruik concrete voorbeelden in plaats van abstracte beschrijvingen

Wees duidelijk over het formaat en de bestemming

• Specificeer waar het resultaat naartoe moet (Slack, een database of een bestaande pagina)

• Geef aan welke eigenschappen of secties moeten worden ingevuld

• Voorbeeld: “Plaats de samenvatting in #team-updates en voeg deze toe aan de Wekelijkse Rapporten-database.”

Stel eenvoudige grenzen in

• Verduidelijk wat de agent moet doen en wat deze moet vermijden

• Voorbeeld: “Update de bestaande pagina voor het wekelijkse rapport, niet een nieuwe,” of “Reageer alleen in #support.”

Benoem randgevallen

• Leg uit wat er moet gebeuren als er geen gegevens zijn of als er niets nieuws te melden valt

• Voorbeeld: “Als er deze week geen updates zijn, plaats dan ‘Geen updates’ in plaats van het over te slaan.”

Houd instructies kort en gefocust

• Kortere instructies leveren consistentere resultaten op

• Als je configuratie lang wordt, splits de workflow dan op in meerdere agenten

Bepaal bij het instellen van je Aangepaste agent of het werk volgens een schema moet worden uitgevoerd, als reactie op een actie, of beide.

Gebruik schema's voor voorspelbaar werk

• Kies een schema wanneer de taak op een vast ritme moet worden uitgevoerd, ongeacht activiteit

• Ideaal voor terugkerend werk zoals wekelijkse rapporten, dagelijkse briefings of maandelijkse /overzicht

Gebruik triggers voor responsief werk

• Kies een trigger wanneer de taak moet worden uitgevoerd als reactie op een gebeurtenis

• Voorbeelden zijn een bug die in Slack wordt gemeld, een nieuwe pagina die aan een database wordt toegevoegd of een e-mail van een specifieke afzender

Combineer schema's en triggers indien nodig

• Sommige workflows hebben twee patronen

• Eén op triggers gebaseerde agent kan bijvoorbeeld bugs triëren zodra ze binnenkomen, terwijl een afzonderlijke geplande agent een wekelijks overzicht van die getrieerde bugs samenstelt

Begin met een lagere frequentie en een beperkte scope

• Begin met een wekelijks schema in plaats van dagelijks

• Begin met één kanaal in plaats van vijf

• Schaal op zodra je hebt bevestigd dat het resultaat consistent en betrouwbaar is

Voordat je je workflow volledig activeert, neem de tijd om je configuratie te testen en aan te passen.

Test voordat je triggers of schema's activeert

• Klik op Uitvoeren om de agent handmatig uit te voeren

• Controleer het resultaat om te bevestigen dat het zich gedraagt zoals verwacht.

• Schakel triggers of schema's pas in als de resultaten er goed uitzien

Test met een kleine groep

• Deel de agent met een paar teamgenoten om feedback te verzamelen

• Gebruik vroege feedback om problemen op te sporen voordat je deze breder uitrolt.

Verwacht iteratie

• De meeste agenten vereisen verschillende testruns om ze goed te krijgen

• Verfijn instructies op basis van wat het resultaat daadwerkelijk laat zien, niet wat je bedoelde dat de instructies moesten zeggen.

Controleer eerst het activiteitenlogboek

• Klik op het klokpictogram om te zien wat de uitvoering heeft geactiveerd.

• Controleer wat de agent heeft gedaan en ontdek waar er mogelijk iets misging.

• Gebruik het log om problemen te diagnosticeren en te bevestigen dat de agent zich gedraagt zoals verwacht voordat je de toegang uitbreidt.

Ken de gebruikelijke oplossingen

• "Onjuist resultaat" betekent meestal dat de instructies specifieker moeten zijn.

• "Ontbrekende gegevens" betekent vaak dat de agent toegang nodig heeft tot aanvullende pagina's of databases.

  Tools en toegang

• "Mislukte uitvoeringen" wijzen doorgaans op een rechtenprobleem of onduidelijke instructies.

Een goed ontworpen agent werkt sneller en vermijdt onnodig werk. Drie factoren beïnvloeden de efficiëntie:

• Hoe vaak de agent wordt uitgevoerd,

• Hoeveel inhoud deze leest, en

• Hoeveel stappen deze neemt om een taak te voltooien

De makkelijkste manier om de prestaties te verbeteren is door onnodige uitvoeringen te beperken. Ontwerp triggers zodat de agent alleen draait wanneer er waarschijnlijk actie ondernomen kan worden.

Begin klein en schaal op

• Begin met wekelijkse runs in plaats van dagelijkse

• Gebruik één kanaal of workflow voordat je uitbreidt naar meer

• Verhoog de frequentie zodra de resultaten betrouwbaar zijn

Gebruik triggers met een hoog signaal zodat je agent alleen wordt uitgevoerd wanneer dat nodig is

• Voor Slack: Activeer op @vermeldingen of een specifieke emoji-reactie in plaats van op alle berichten

• Voor Notion: Activeer op specifieke eigenschapswijzigingen in plaats van op elke database-update

• Voor Notion Mail: Activeer op een gefilterde set e-mails in plaats van op elk bericht

Verwacht enkele runs waarbij “Geen Actie nodig” is

• Deze vinden plaats wanneer de agent bepaalt dat er niets te doen is

• Dit is normaal en efficiënt—de agent controleert alleen de trigger en instructies voordat hij stopt

Hoe meer content een agent leest, hoe meer werk elke run vereist. Houd het bereik strak

• Richt de agent op het kleinste mogelijke bereik. Idealiter een enkele pagina of een paar pagina's die linken naar subpagina's die de agent alleen laadt als dat nodig is

• Vermijd de agent breed te laten zoeken als je al weet welke database of pagina deze als bron van waarheid moet gebruiken.

Elke extra stap in een run voegt werk toe, vooral wanneer de aangepaste agent meerdere zoekopdrachten uitvoert.

• Wees expliciet over de definitie van Gereed, zodat de agent in minder stappen klaar is

• Het is efficiënter als de agent meerdere tools tegelijk aanroept. Moedig parallel gebruik van tools aan in je instructies waar mogelijk.

  • Kan tegelijkertijd worden uitgevoerd: "Lees tegelijkertijd de Projects-database, het Engineering Slack-kanaal en de pagina met de laatste sprintnotities." Deze drie bronnen zijn onafhankelijk, dus de agent leest ze allemaal tegelijk in plaats van één voor één.

  • Moet op volgorde worden uitgevoerd: "Maak een /overzichtspagina in de Reports-database en plaats vervolgens de link naar #team-updates in Slack." De agent heeft de pagina-URL nodig voordat deze de link kan plaatsen, dus deze stappen gebeuren opeenvolgend.

Als de agent regelmatig meerdere vervolgvragen stelt, dezelfde actie opnieuw probeert, dezelfde pagina's opnieuw controleert of op voorspelbare manieren fouten geeft, moeten de instructies of instellingen worden verbeterd.

• Als runs vaak fouten geven vanwege rechten (geen toegang om te reageren in Slack, of een niet-vertrouwde URL), pas dan de toegang van de agent aan onder Tools en toegang of vertel de agent in de instructies om die acties te vermijden.