Databaseknoppen

Databaseknoppen zijn een type database-eigenschap die je workflows automatiseert. Je kunt bijvoorbeeld een knop gebruiken om een document goed te keuren of een dagelijkse gewoonte als voltooid te markeren. Wanneer er op een databaseknop wordt geklikt, voert deze acties voor je uit om je tijd te besparen.

• Databaseknoppen zijn beschikbaar in alle abonnementen, maar bepaalde databaseknopacties zijn alleen beschikbaar in betaalde abonnementen. Je kunt hieronder → meer leren.

• Als iemand Volledige toegang of Kan bewerken-rechten heeft in een database, kan diegene databaseknoppen maken en bewerken.

• Als iemand Volledige toegang, Kan bewerken of Kan content bewerken-rechten heeft in een database, kan diegene op databaseknoppen klikken.

Een databaseknop-eigenschap toevoegen:

1. Selecteer het schuifregelaar-pictogram bovenaan een database → Eigenschappen bewerken → Nieuwe eigenschap → Knop.

2. Voeg een label voor je knop toe, zoals Goedkeuren of Voltooien.

3. Selecteer Automatisering bewerken.

4. Selecteer Nieuwe actie en kies een actie. Lees hieronder → meer over knopacties.

5. Voeg meer acties toe als je wilt en selecteer vervolgens Opslaan.

Terwijl je je knopacties instelt, kun je bepaalde pagina's, personen en meer toevoegen door vermeldingen en formules te gebruiken. Selecteer hiervoor @ in het veld als je een datum, persoon, pagina of groep wilt toevoegen. Selecteer ∑ in het veld als je een formule wilt maken. Lees hieronder → meer over het gebruik van vermeldingen en formules.

• Eigenschap bewerken bewerkt de eigenschappen van pagina's in de database die je momenteel bekijkt.

• Pagina toevoegen aan voegt een pagina toe aan een bepaalde database en bewerkt de eigenschappen van die pagina.

• Pagina's bewerken in bewerkt pagina's en eigenschappen in een database.

• Melding versturen naar verstuurt een melding naar bepaalde mensen in je Notion-workspace. De melding kan worden verstuurd naar maximaal 20 personen in je workspace, of personen die zijn gekoppeld aan een bepaalde eigenschap Persoon in je database. Voeg eventueel een bericht toe aan de melding.

• E-mail versturen naar verstuurt een e-mail vanuit je Gmail-account naar een of meer ontvangers. Deze actie is alleen beschikbaar voor gebruikers met een betaald abonnement. Lees hieronder meer hierover.

• Webhook versturen verstuurt een HTTP POST-verzoek naar de opgegeven URL. Deze actie is alleen beschikbaar voor gebruikers met een betaald abonnement. Lees meer in dit artikel →

• Bevestiging tonen opent een klein bevestigingsscherm wanneer iemand op de knop klikt. Je kunt dit bijvoorbeeld gebruiken om een waarschuwing te tonen voordat een pagina of database door de knop wordt gewijzigd.

• Pagina of URL openen opent een geselecteerde pagina of link. Als je de knop instelt om een Notion-pagina te openen, kan dit een bestaande pagina zijn of een pagina die binnen de knop zelf wordt gemaakt.

• Slack-notificatie sturen naar verstuurt een aangepaste notificatie naar het Slack-kanaal dat je wilt. Deze functie is alleen beschikbaar in de Plus-, Business- en Enterprise-abonnementen. Lees meer hier →

• Variabelen definiëren stelt je in staat om een aangepaste variabele te maken met vermeldingen en formules. Je kunt deze variabele vervolgens gebruiken in andere databaseknopacties. Lees hieronder meer hierover.

De actie Stuur Mail naar… voor een databaseknop verstuurt een e-mail vanuit je Gmail-account naar een of meer e-mailadressen wanneer een trigger optreedt. Dit is handig als je iemand een e-mail wilt sturen om diegene eraan te herinneren een achterstallige taak te voltooien, of om je team op de hoogte te houden van de status van al je openstaande projecten.

Knop instellen om een Mail te versturen:

1. Selecteer ••• rechtsboven in de database → Eigenschappen → Nieuwe eigenschap → Knop.

2. Selecteer Automatisering bewerken.

3. Selecteer Actie toevoegen → Stuur Mail naar….

4. Als je Notion-account al is gekoppeld aan een Gmail-account, zie je je e-mailadres naast E-mail verzenden vanaf. Als je een ander Gmail-account wilt gebruiken voor deze automatisering, klik je op je e-mailadres → Gmail-account toevoegen.

5. Je kunt verschillende onderdelen van je e-mail instellen:

   • Aan: Dit kan een persoons-eigenschap zijn (zoals Degene die de actie heeft geactiveerd of Pagina-Maker), een persoon in je werkruimte of een specifiek e-mailadres. Dit e-mailadres kan extern zijn — het hoeft niet van iemand in je werkruimte of organisatie te zijn.

     • Selecteer CC/BCC naast het veld Aan om optioneel andere mensen in de CC of BCC te zetten.

   • Onderwerp: Voer een onderwerp in voor je e-mail. Selecteer @ in het veld Onderwerp als je wilt dat je onderwerp een eigenschap van je trigger-pagina, een tijd of datum, een persoon of groep in je werkruimte, of een link naar een pagina in je werkruimte bevat. Selecteer ∑ in het veld Onderwerp als je een formule wilt maken voor je onderwerp.

   • Bericht: Voer een bericht in voor je e-mail. Selecteer @ in het veld Bericht als je wilt dat je bericht een eigenschap van je trigger-pagina, een tijd of datum, een persoon of groep in je werkruimte, of een link naar een pagina in je werkruimte bevat. Selecteer ∑ in het veld Bericht als je een formule wilt maken voor je bericht.

   • Verzenden met weergavenaam: Deze optionele weergavenaam verschijnt naast je e-mail wanneer de ontvanger deze ontvangt. Selecteer @ in het veld voor de weergavenaam als je wilt dat je weergavenaam een eigenschap van je trigger-pagina, een tijd of datum, een persoon of groep in je werkruimte, of een link naar een pagina in je werkruimte bevat. Selecteer ∑ in het veld voor de weergavenaam als je een formule wilt maken voor je weergavenaam.

     

   • Antwoorden sturen naar: Als je wilt dat antwoorden op je e-mail naar iemand anders worden gestuurd dan het e-mailadres dat je hebt gebruikt om deze te verzenden, kun je deze optionele instelling gebruiken om het antwoord naar een persoons-eigenschap of een persoon in je werkruimte te sturen.

Je kunt een aangepaste variabele definiëren met vermeldingen en formules. Je kunt deze variabele vervolgens gebruiken in andere databaseknopacties. Om een variabele te definiëren:

1. Selecteer ••• rechtsboven in de database → Eigenschappen → Nieuwe eigenschap → Knop.

2. Selecteer Automatisering bewerken.

3. Selecteer Nieuwe actie → Variabelen definiëren.

4. Klik op Variable 1 om de variabele een naam te geven, de formule te bewerken of deze te dupliceren. Je kunt ook Variabele toevoegen selecteren.

5. Selecteer @ of ∑ in het variabele veld om je variabelen te definiëren.

6. Je kunt deze variabelen gebruiken in aanvullende knopacties.

Je kunt vermeldingen en formules gebruiken in je knopacties om je automatiseringen beter voor je te laten werken. Bijvoorbeeld:

• Misschien wil je de datum vermelden in de naam van een nieuwe pagina die je knop in een bepaalde database aanmaakt.

• Misschien wil je een knop instellen om een melding naar iemand te sturen waarin een specifieke pagina in je Notion-werkruimte wordt vermeld.

Om een vermelding of formule op te nemen in een databaseknop-automatiseringsactie:

1. Selecteer ••• rechtsboven in de database → Eigenschappen → Nieuwe eigenschap → Knop.

2. Selecteer Automatisering bewerken.

3. Zoek een bestaande actie of selecteer Actie toevoegen.

4. Terwijl je de knopactie instelt, selecteer je @ in het veld als je een datum, persoon, pagina of groep wilt toevoegen. Selecteer ∑ in het veld als je een formule wilt maken.

5. Selecteer Opslaan.

Om ervoor te zorgen dat je automatisering goed werkt, helpen we je te begrijpen waar je automatisering ongeldig is.

Als je automatisering op fouten stuit terwijl je deze instelt:

• Je ziet informatie over waar en wat die fouten zijn terwijl je de automatisering bouwt of bewerkt.

• Je kunt de automatisering niet opslaan totdat je de vereiste correcties hebt aangebracht.

Als je automatisering eerder heeft gewerkt maar nu een fout geeft, is het mogelijk dat:

• Een database waaraan je automatisering toevoegt of die deze bewerkt, ontbreekt.

• Een database-eigenschap die je automatisering bewerkt, ontbreekt.

• Een externe verbinding, zoals met Gmail of Slack, is niet langer geldig of moet worden geauthenticeerd.

Je kunt naar de kapotte automatisering gaan en deze herstellen zodat deze weer kan worden gebruikt.