AI 筆記寫手 (beta)

AI 筆記寫手會為您製作詳細的會議記錄，讓您能專注於當下的對話。Notion AI 會轉譯您的會議內容，並識別出可與整個團隊分享的重點與行動項目。

若要使用 AI 筆記寫手：

• 您必須使用 Notion 的商業版或企業版方案才能使用 AI 筆記寫手。

• AI 筆記寫手也適用於包含 Notion AI 的合格行動裝置訂閱方案。

• 若您使用 Notion 桌面版應用程式，版本必須為 4.7.0 或以上。

  • 若您使用 Mac 裝置，必須使用 macOS 13 或更新版本。

  • 若您使用 Windows 裝置，必須使用最新版本。

AI 筆記寫手適用於 Notion 應用程式與網頁瀏覽器。Notion 應用程式能提供最佳體驗，特別是在視訊通話時，因為它會使用您的系統音訊與麥克風來擷取對話的所有參與方。網頁瀏覽器則最適合面對面交談，因為它只能從您的麥克風擷取音訊。

若您在網頁瀏覽器上使用此功能，請注意以下幾點：

• 僅會轉譯麥克風輸入的內容。系統音訊將不會被擷取。

• 若您使用耳機，會議工具（Google Meet、Zoom、Microsoft Teams 等）的音訊將不會被擷取。若您未使用耳機且裝置音量未過低，則可能會擷取到會議工具的音訊。

若要建立 AI Meeting Notes，請在桌面版應用程式的任何頁面中輸入 /meet。若您是在網頁瀏覽器上，系統會提示您開啟 Notion 桌面版應用程式，若尚未下載則會提示您下載。

• 在會議開始前，請在 筆記 下方寫下任何議程項目或背景資訊。產生摘要時，Notion AI 會將這些筆記納入考量。

• 會議開始後，請選取 Start transcribing。執行此操作即代表您確認會議中的每個人皆已同意錄製並轉譯會議內容。

• 會議結束且您想要停止轉譯時，請選取 Stop。AI 摘要將會自動開始產生。請注意，至少需要一分鐘的錄製音訊才能產生摘要。

• 若您想要繼續錄製，請點擊會議記錄區塊頂端的滑桿圖示 → Resume transcription。

您可以將現有的音訊錄製上傳到會議記錄區塊，讓 Notion 進行轉譯與摘要，即使該會議並非在 Notion 中即時錄製也沒問題。

若要上傳音訊檔案：

1. 開啟包含會議記錄區塊的頁面。

2. 選取會議記錄區塊頂端的設定圖示。

3. 選取 Upload audio。

4. 從您的裝置選取音訊檔案。

Notion 將會轉譯音訊並產生摘要，就像即時錄音一樣。

Supported formats: AAC、M4A、MP3 和 WAV。

提示: 目前不支援上傳 MOV、MP4 和 Loom 檔案。

當 AI 筆記寫手偵測到說話者變更時，它會在新的一行開始轉譯。

在桌面版應用程式中，Notion 可以在逐字稿中標記說話者，讓您更容易追蹤誰說了什麼。這在虛擬的一對一會議中效果最好，因為 Notion 可以同時擷取您的麥克風和系統音訊。如果您的會議記錄已連結至日曆活動，Notion 也能以姓名標記另一位參與者。

在其他會議設定（例如面對面交談或群組會議）中，說話者標記的功能可能會受限。若您處於以下情況，可能無法看到準確的說話者標籤：

• 在多人共用一支麥克風的即時會議中。

• 在有多位發言人的群組會議中。

• 在瀏覽器或行動版應用程式中使用 Notion。

您也會在會議記錄摘要中找到逐字稿的引用。將滑鼠游標懸停在引用上，即可查看所參照的逐字稿片段。您也可以點擊引用，直接跳轉至逐字稿中的對應行。

AI 筆記寫手可以根據您進行的會議類型（例如銷售通話、站立會議或團隊會議）來組織筆記。若要變更 AI 筆記寫手建立摘要的方式：

1. 前往會議記錄區塊底部的 指示.

2. 按一下下拉式選單，將指示從「自動」變更。

   • 指示變更僅適用於新的錄音，或當您恢復轉錄時。若要使用新的指示更新現有的摘要，請按一下重試摘要。

除了內建指示外，您還可以建立自訂指示來定義會議摘要的結構。若要新增自訂指示：

1. 前往會議記錄區塊底部的 指示.

2. 按一下下拉式選單，將格式從「自動」變更。

3. 按一下+ 新增自訂指示。

4. 系統將開啟一個範本頁面，請編輯該頁面以定義您偏好的結構與指示。

5. 您的自訂指示現在會出現在指示列表中，並可供任何會議選取。

自訂摘要的共用與隱私權

自訂摘要指示預設為私人，只有您能查看並使用它們。

如果會議記錄使用私人的自訂指示，擁有該會議區塊存取權的使用者仍會看到相同的摘要。不過，「指示」設定將會顯示他們自己的預設指示。

共享的自訂指示

自訂摘要指示預設為私人。如果有人與您共享指示頁面，且您擁有瀏覽該頁面的存取權限，您可以開啟該頁面；但在您將其新增至會議記錄中指示的下拉式選單前，它不會自動顯示。

若要在您自己的會議中新增共享的指示頁面：

1. 開啟共享的指示頁面。

2. 點擊頁面頂端的+ 新增至我的指示。

如果您開啟一個已選取共享指示頁面的會議記錄區塊，即使您尚未將其新增至您的列表，您也會看到它顯示為已選取的指示。

如果您沒有該已選取指示頁面的存取權限，您的指示設定將預設為自動。

您可以將任何摘要指示（包括自訂指示）設為預設，這樣它會自動套用到所有新會議。

1. 前往會議記錄區塊底部的 指示。

2. 點擊下拉式選單。

3. 將滑鼠游標懸停在您想設為預設的指示上。

4. 點擊 ••• → 設為預設

選取區塊後，系統會提醒您在繼續之前，必須揭露您對 AI 筆記寫手的使用並取得所有參與者的同意。

為了協助您請求同意，您有幾個簡單的選項：

• /文字：點擊 AI 筆記寫手區塊頂端的滑桿圖示，並將滑鼠游標懸停在 同意 上。隨意編輯同意訊息，然後將其複製並貼上到您使用的會議應用程式對話中。

• 語音：在開始轉譯前，點擊 AI 筆記寫手區塊底部的 🔈。這會向所有與會者播放您的同意訊息。

  • 您可以透過點擊會議記錄區塊頂端的滑桿圖示，並為不同語言選擇不同的語音來變更語音。Notion 會自動使用您會議的語言來播放適當的語音。

• 口頭說明：簡單的詢問也有效。例如，您可以問：「請問我可以使用 Notion AI 筆記寫手來錄音並轉譯這次會議嗎？」

您可以選擇在每次轉譯開始時自動播放音訊訊息，讓其他人知道您正在使用 AI 筆記寫手。

如果您是工作空間擁有者：您可以前往 設定 → Notion AI → AI 筆記寫手 並更新「強制所有工作空間成員同意」設定，為工作空間中的所有使用者開啟此功能。

如果您身處工作空間擁有者已啟用此設定的工作空間：每次使用 AI 筆記寫手時，系統都會播放同意訊息。請記得在開始轉譯前取消喇叭靜音並拔除任何耳機，以便會議參與者能清楚聽見同意訊息。

如果您身處未啟用自動同意訊息的工作空間：您可以自行開啟此設定。您會在會議記錄區塊中看到一則訊息，要求您選擇預設同意選項：

• 自行取得同意：繼續手動從所有參與者處取得同意

• 自動播放音訊：在每次轉譯開始時自動播放音訊同意訊息

此訊息會在您選擇預設同意選項後消失。您可以隨時更新您的偏好設定：

• 前往 設定 → Notion AI → AI 筆記寫手 並更新 開始時自動播放同意訊息 選項。

• 開啟 AI 筆記寫手區塊頂端的滑桿選單並更新

  自動播放同意訊息設定。

預設情況下，您建立的會議記錄為 私人。您可以選擇自動與工作空間中作為會議參與者的成員分享從 Notion 日曆活動建立的會議記錄。

若要執行此操作，請前往 設定 → Notion AI 並切換開啟 自動與內部日曆活動參與者共用。

• 會議筆記仍為私人。

• 從 Notion 日曆活動建立會議記錄後，如果您想要授予存取權限，將會看到「與參與者共用」的選項。

• 您隨時可以使用 Notion 的標準分享控制項手動分享。

• 從 Notion 日曆進入點（會議分頁、桌面通知、日曆頁首）建立的會議記錄，將會自動與工作空間內的會議參與者分享。

• 參與者將獲得檢視與編輯會議記錄的存取權限。

• 您仍可在建立後手動調整分享設定。

想要將所有 AI 筆記寫手儲存在同一個資料庫以便輕鬆存取嗎？若要為您的會議記錄設定預設資料庫：

1. 前往 設定 → Notion AI。

2. 開啟 預設會議記錄資料庫 旁邊的下拉式選單。

3. 尋找並選取您想要儲存 AI 會議筆記的資料庫。

下次您建立新的 AI 會議筆記頁面時（例如從 AI 會議筆記通知建立），該頁面將會自動建立在您的預設資料庫中。

您可能會收到彈出視窗，要求您授予 Notion 螢幕與系統音訊的存取權，即使您已經授予過存取權。有時，重設這些權限可以解決此問題。

修復方式

• 請嘗試關閉其他應用程式和瀏覽器分頁以釋放記憶體，然後重新嘗試。

• 在裝置的設定中，撤銷 Notion 的螢幕和系統音訊存取權。接著結束 Notion，重新啟動裝置，開啟 Notion，並依照提示授予存取權。

• 請確保你使用的是最新版本的 Notion 桌面版應用程式。如果不是，請升級至最新版本，看看問題是否解決。

根據你所使用的作業系統或 Notion 應用程式版本，AI 筆記寫手可能無法正常運作，且你可能會收到錯誤訊息，指出該功能無法啟動。

修復方式

• 如果你使用的是 Mac 裝置，請確保你使用的是 macOS 13 或更新版本。

• 如果你使用的是 Windows 裝置，請確保你使用的是最新版本。

• 請確保你使用的是最新版本的 Notion 應用程式。

• 重新載入頁面或重新啟動應用程式。

如果你在斜槓選單中找不到 AI 筆記寫手，可能是因為你的工作空間已關閉此功能。

修復方式

• 如果你是工作空間擁有者，請前往 設定 → Notion AI 並切換開啟 AI 筆記寫手。

• 如果你不是工作空間擁有者，請聯繫你的工作空間擁有者，詢問他們是否能為你的工作空間切換開啟 AI 筆記寫手。

有了 Notion 日曆，AI 筆記寫手將變得更加強大。你可以建立、整理並分享會議記錄，讓自己專注於會議中，並與團隊保持同步。完成後，你就能直接從活動中輕鬆存取會議摘要。

若要首次將 AI 筆記寫手連接至 Notion 日曆，你有三種選擇：

在 Notion 的側邊欄中

1. 開啟你的側邊欄

2. 選擇 會議

3. 點擊 連接你的日曆

4. 選擇您的日曆提供商 → 您的瀏覽器將會開啟並引導您完成日曆連接。

在 AI 筆記寫手區塊中：

1. 開啟一個包含 AI 筆記寫手區塊的頁面

2. 點擊 AI 筆記寫手區塊頂部的 設定 圖示

3. 選擇 連線日曆。

   • 如果您沒有看到該選項，表示您的工作空間已連線至 Notion 日曆。

在 Notion 日曆中：

1. 在 Notion 日曆頂部，點擊您的個人檔案圖示 → 設定。

2. 在 Notion 工作空間 下 → 選擇您的工作空間。

3. 選擇您的 預設會議資料庫。我們建議使用指定的會議記錄資料庫。

連線完成後，您可以直接從 Notion 日曆中的活動建立、開啟並管理 AI 筆記寫手。根據活動和您的設定，您會看到不同的選項來新增筆記、開始轉譯或檢視摘要。

• AI 筆記寫手：如果活動尚未有參與者、會議或連結的筆記，請使用活動中的 AI 筆記寫手 選項來開始。這讓您可以建立新的筆記或連結現有的 Notion 頁面。

• 新增會議記錄：如果活動已有參與者或會議，但尚未有會議記錄（且會議尚未開始），您會看到 新增會議記錄。這會使用您儲存的偏好設定建立連結的會議記錄，然後在 Notion 中開啟供您編輯。

• 開啟會議記錄：如果會議記錄已連結，您會看到 開啟會議記錄。選取它即可開啟會議記錄並開始使用。

• 加入並轉譯：會議開始前 15 分鐘，您可能會在活動中看到 加入並轉譯（取決於您的設定）。這會開啟連結的會議記錄頁面，或在您的 Notion 工作空間中建立一個。

• 轉譯會議：如果活動沒有會議詳細資訊，您會看到 轉譯會議 而不是 加入並轉譯。

• 瀏覽摘要：會議結束後，您可以點擊 瀏覽摘要 來瀏覽 AI 筆記寫手摘要。

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在 Notion 側邊欄中選取 會議，即可在同一個地方管理您的 AI 筆記寫手。在這裡，您可以瀏覽即將到來的會議以及您之前的 AI 筆記寫手。

在此區塊為即將到來的會議做好準備。您可以輕鬆瀏覽接下來有哪些會議、預先準備會議記錄，並直接從此處開始轉譯。

您可以將滑鼠游標懸停在即將到來的會議上，並：

• 快速 加入會議，無需離開 Notion。

• 在工作區的特定頁面或資料庫中 建立會議記錄。會議開始前，您可以預先建立 AI 筆記寫手，並在會議前新增任何筆記或議程項目。會議開始後，您可以輕鬆存取 AI 筆記寫手，並立即開始轉譯。

在 會議 分頁中，您也能看到所有會議記錄的彙整瀏覽模式。會議 分頁中的 /列表瀏覽模式 與您用於儲存 AI 筆記寫手 的 /預設資料庫 不同 — 它會顯示您建立的會議記錄，以及您參加的日曆活動所連結的會議記錄，無論這些會議記錄儲存在工作空間的何處。這讓您能快速找到所需的任何筆記。

在此，您可以篩選、排序及搜尋您的筆記。您也可以輕鬆重新命名並開啟它們。

您也可以開啟清單頂端的滑桿選單來調整檢視設定。例如，您可以選擇要顯示哪些屬性，或調整會議記錄的群組方式。

在 /列表瀏覽模式頂端選取 新增，即可建立新的 AI 筆記寫手。

如果您不想在 Notion 側邊欄顯示 會議 分頁，可以前往 設定 → Notion AI 並開啟 隱藏會議分頁 來將其關閉。

以下提供有關轉譯相關法律與法規的一般資訊，以及啟用 AI 筆記寫手時應考量的最佳實踐。

在美國，某些法律要求在錄製或轉譯通話或對話前，至少須取得其中一位參與者的同意。其他法律則要求您在錄製或轉譯通話前，必須取得每一位參與者的同意。

在美國境外（例如歐盟），也有類似的法律要求在錄製或轉譯通話前須取得參與者的同意。

除了同意要求外，可能還有法律規範您如何使用、揭露及保護您的通話錄音或轉譯內容。這些法律可能會因參與者所在地、商業領域及產業標準而異.

取得同意

當會議參與者位於多個州或國家，或者您無法確定一位或多位參與者的所在地時，判斷適用哪種同意法律可能會很複雜。我們建議遵守最嚴格的同意法律，並在開始使用 AI 筆記寫手轉譯會議前，務必取得所有參與者的同意。

其他一些最佳實踐

• 請清楚向參與者說明，您將使用第三方服務提供者（例如 Notion AI 筆記寫手）來轉譯通話內容。

• 請妥善記錄您取得同意的方式。

• 尊重參與者不被轉譯的選擇。

• 若有新參與者在轉譯開始後加入通話，請先暫停並在繼續前取得新參與者的同意。

• 請向您的使用者清楚說明您計畫如何使用及/或分享錄音與轉譯內容（或從中衍生的任何資訊）。

• 請確保您僅以符合您告知使用者之內容及所有適用法律的方式，使用並分享錄音與轉譯內容。

• 僅在需要時保留錄音與轉譯內容。

AI 筆記寫手提供多種方式讓您揭露該功能的使用情形並取得會議參與者的同意，您可以 在此 深入了解，但請注意，這些僅是您可能取得同意方式的幾個範例。

AI 筆記寫手會委託 子處理者（OpenAI、Anthropic、Fireworks、Baseten Labs, Inc. 以及 X.AI LLC）來錄製會議、將音訊檔案處理為逐字稿，並隨後產生深入解析，例如會議摘要、行動項目、通話參與者等。

當您在 Notion 應用程式或瀏覽器中使用 AI 筆記寫手時，音訊檔案會直接傳送至我們的子處理者進行即時轉譯。子處理者不會儲存音訊。會議期間，音訊的暫存副本會儲存在您的裝置上。若即時處理失敗，本機儲存的音訊會上傳至 Notion 伺服器，並傳送至我們的子處理者以重新嘗試轉譯。上傳的音訊由 Notion 保留最多 3 天以重新嘗試處理。音訊的本機副本會在處理成功後刪除，或在 24 小時內刪除，以較早者為準.

當您在 Notion 行動應用程式上使用 AI 筆記寫手時，音訊檔案會上傳至 Notion 的伺服器，並傳送至我們的子處理者以產生轉譯。子處理者不會儲存音訊。會議期間，音訊的暫存副本會儲存在您的裝置上。處理成功後，上傳的音訊會立即刪除，而您裝置上的本機副本會在 1 天內刪除。若處理失敗，上傳的音訊由 Notion 保留最多 3 天，而本機副本會在您的裝置上保留最多 1 週以重新嘗試處理。

如果您是工作空間擁有者，且不希望工作空間成員使用 AI 筆記寫手功能，您可以隨時前往 設定 → Notion AI 並關閉 工作空間可用性，以停用此功能於您的工作空間。

錄製的會議音訊本機副本僅供發起 AI 筆記寫手的使用者（「錄製者」）使用。最近錄製的 10 個會議音訊檔案將儲存在錄製者的本機裝置上，並可供下載。僅有錄製者有權下載本機儲存的音訊檔案.

此功能在所有方案中預設為關閉。如果您希望為使用者啟用本機音訊儲存，您可以隨時前往 設定 → Notion AI，並開啟 在本機儲存音訊，以將該功能啟用於您的工作空間。

刪除逐字稿的方式有兩種：

• 直接在 AI 筆記寫手區塊中，點擊滑桿圖示 → 刪除逐字稿。這也會刪除錄製者裝置上隨附的本機儲存音訊。

• 刪除 AI 筆記寫手區塊所在的上層頁面。刪除後，該頁面將遵循您工作空間的 資料保留設定。

企業版工作空間擁有者可以前往 設定 → Notion AI，並為 自動刪除逐字稿 設定排程。摘要和筆記將保留在您的工作空間內的 AI 筆記寫手區塊中，但所有逐字稿會依所選排程自動刪除。自動刪除排程不會影響處於 法律保留 狀態的逐字稿。

您可以選擇將音訊錄音儲存在錄製者的本機裝置上。錄製者可以隨時點擊 AI 筆記寫手區塊中的滑桿圖示，將游標懸停在 音訊錄音 上，並選取 刪除錄音，藉此刪除本機裝置上儲存的音訊。這會刪除該特定 AI 筆記寫手區塊的所有錄音。

如果企業版工作空間擁有者在設定中同時開啟了 自動刪除逐字稿 和 在本機儲存音訊，本機音訊錄音將會遵循為逐字稿所選的自動刪除排程。當逐字稿依照自動刪除排程被刪除時，儲存在錄製者本機裝置上的相關音訊錄音也會一併刪除。如果工作空間擁有者設定在產生 AI 筆記寫手摘要後立即刪除逐字稿，則錄製者的裝置上將不會儲存任何音訊。